预付款项包括预付货款和预付工程款等。预付账款与应收账款都属于公司的债权，但两者产生的原因不同，应收账款是公司应收的销货款，通常是用货币清偿的，而预付账款是预付给供货单位的购货款或预付给施工单位的工程价款和材料款，通常是用商品、劳务或完工工程来清偿的。因此，二者应当分别设置科目。

　　公司对供货方客户或工程承包方预付账款时，应借记“预付账款”科目，贷记“存款”科目。以后收到预购的材料、商品或完工工程时，借记“材料采购”、“固定资产”等科目，贷记“预付账款”科目。补付的货款，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；退回多付的货款，作方向相反的分录。

　　当然，预付货款情况不多的公司，也可以将预付的货款直接记入“应付账款”借方。预付货款时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”科目，收到货品再转销。

　　通过“应付账款”科目登记预付货款业务，会使应付账款的某些明细科目出现借方余额，在期末编制资产负债表时，“应付账款”所属明细账户科目借方余额的，代表公司的债权，应将这部分借方余额在资产负债表的资产方列示，而不能和“应付账款”所属明细账户科目贷方余额 （公司的债务）抵销，除非根据法律规定是无条件的抵销。