九、会计档案管理

　　（一）会计档案的概念和种类 （客观题）

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算的专业资料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　　一般包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算专业材料。

　　具体包括：

　　①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

　　②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿；

　　③财务报告类：月度、季度、年度财务及相关文字分析材料等；

　　④其他类：存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　注意：财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案。

　　【例题·多选题】下列各项中，属于会计档案的有（ ）。

　　A.会计凭证

　　B.总账

　　C.日记账

　　D.会计报表

　　【例题·单选题】下列各项中，不属于会计档案的是（ ）。

　　A.会计凭证

　　B.会计账簿

　　C.财务会计报告

　　D.单位营业执照

　　【例题·单选题】下列各项中，不属于会计档案的是（ ）。

　　A.会计档案移交清册

　　B.会计档案保管清册

　　C.财务会计报告

　　D.年度工作计划

　　（二）会计档案的装订

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

　　（三） 会计档案的归档

　　当年形成的会计档案在会计年度终了后可暂由本单位部门保管一年。保管期满之后，原则上应由会计部门编制清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。（会计机构保管会计档案的专职人员不得由单位出纳人员担任。）

　　会计档案原件原则上不得借出，以确保单位档案的安全和完整。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复制原件，但必须办理登记手续。（客观、案例分析题）

　　【例题·案例分析题】A公司2007年发生以下经济业务和事项：

　　5月，B企业人员到A公司要求调阅A公司有关会计档案资料。会计科长李某考虑到B企业是A公司的长期供货单位，有良好的合作关系，遂让会计科人员予以配合，并经会计科长李某签字同意后，将A公司部分会计档案资料借出。

　　要求：根据会计法律制度的有关规定，回答下列问题：

　　公司对外提供查阅和借出会计档案资料的做法是否符合规定？简要说明理由。

　　（四）会计档案的保管期限 （客观题）

　　会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、l0年、l5年和25年五种。保管期限从会计年度终了后第一天算起。

　　例：某企业1992年3月28日开出的发票，如法律规定保管期限为五年，则保管期满为（ ）

　　A.97年3月27日

　　B.97年3月28日

　　C.97年12月31日。

　　D.98年1月1日

　　1.企业和其他组织会计档案的保管期限（重要，客观题）

　　（1）永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告（决算，含文字分析）；

　　（2）25年的：现金和银行存款日记账；

　　（3）l5年的：会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。

　　（4）5年的：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

　　（5）3年的：月度、季度财务报告（包括文字分析）；

　　【例题·单选题】根据《会计档案管理办法》的规定，企业会计档案销毁清册的保管期限是（ ）。

　　A.3年

　　B.5年

　　C.15年

　　D.永久

　　【例题·单选题】会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管会计档案的最长期限是（ ）。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【例题·判断题】会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。（ ）

　　2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案的保管期限 （了解）

　　（1）会计凭证类：各种报表为10年。 其他会计凭证为15年。

　　（2）会计账簿类：一般为15年。税收日记账（总账）、税收票证分类出纳账、现金出纳账、银行存款账为25年。固定资产明细账（卡片）为固定资产报废清理后保管5年。

　　（3）财务报告类：一般为10年。财务总预算，为永久；财政总预算会计旬报，为3年，其中所属单位报送的保管中所属单位报送的保管期限为2年；行政单位和事业单位会计月、季报表，为5年，其中所属单位报送的保管期限为2年；税收会计报表，为10年，其中电报保管为1年、所属机关报送的保管期限为3年。

　　（4）其他类：会计移交清册，为15年；会计档案保管清册和会计档案销毁清册，为永久。（与企业相同）

　　（五）会计档案的销毁 （案例分析题）

　　1.编制会计档案销毁清册。

　　保管期满的会计档案，应由单位档案管理机构提出销毁意见，会同会计机构共同审查和鉴定，单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

　　2.专人负责监销。

　　销毁会计档案时，应当由单位的档案部门和财务会计部门共同派人监销；国家机关销毁会计档案时，还应当有同级财政、部门派人监销；各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章；并将监销情况报告本单位负责人。

　　3.不得销毁的会计档案。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完毕时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　【例题·多选题】下列关于会计档案的表述中，符合《会计档案管理办法》规定的有（ ）。

　　A.单位会计档案经本单位会计机构负责人批准后可以对外提供查询

　　B.单位会计档案销毁须经单位负责人批准

　　C.保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁

　　D.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁

　　【例题·案例分析题】A公司2007年发生以下经济业务和事项：

　　11月，公司档案科会同会计科清理会计档案，编制了会计档案销毁清册，经公司批准，将保管期满的会计档案全部销毁。事后查明，在销毁的该批会计档案中，有若干系张保管期满但尚未结清债权债务的原始凭证。

　　要求：根据会计法律制度的有关规定，回答下列问题：

　　公司销毁会计档案的做法是否符合规定？

　　（六）会计档案的交接

　　1.单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，除法律、法规另有规定的，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

　　2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经协商后由其中一方代管或移交档案馆代管。

　　3.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

　　4.建设单位在项目建设期间形成的会计档案。应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

　　单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

　　（七）电算化会计档案的管理

　　1.电算化会计档案管理的内容。

　　2.记账凭证的生成与管理。

　　3.会计账簿和报表的生成与管理。

　　4.关于会计电算化系统开发的文档资料的管理。

　　5.关于磁性介质及其他介质的管理。

　　6.安全和保密措施。