一、出口货物退（免）税申报的基本要求
（一）申报规定
符合退（免）税条件的货物报关出口并在财务上作销售后，出口企业应尽快收齐出口货物相关单证，并凭合法、有效的凭证向主管退税机关申报办理出口退（免）税申报。外贸企业一般在当月申报所属期为上个月的退税，原则上每月申报一次，特殊情况可一月多批次申报。
（二）申报期限
      外贸企业必须在货物报关出口（以报关单上“出口日期”为准）后90天内收齐单证，并向主管退税机关申报办理退税，逾期主管退税机关不再受理申报。凡属已清算备案的上年度出口货物，应在规定的清算期内收齐单证并向主管退税机关申报办理退（免）税，超过清算期未申报的出口货物，主管退税机关不再受理申报
（三）申报方式
出口企业退（免）税申报采取电子数据申报和纸质单证申报相结合的方式。出口企业在收齐退税凭证后应使用总局统一的申报软件按要求自行录入相关内容，生成电子数据，打印相关申报表，然后将电子数据软盘、申报表和相关凭证、资料向主管税务机关申报办理退（免）税。

二、外贸企业退税申报流程
    外贸企业退税申报从原始资料的收集到正式向退税机关申请退税要经过以下几个程序：
    (一)原始单证的收集、整理
    货物出口后，企业应及时将有关的原始单证资料收集齐全，在原始资料真实无误的前提下，按“单票对应法”的要求将进货和出口资料进行整理配齐，为下一步数据采集录入做好准备，此环节是企业出口货物退税申报的基础环节，直接影响到申报的质量。
    (二)申报资料的采集录入
    根据原始单证按“出口退税申报系统”的要求进行数据录入，将申报资料转变成电子数据的格式，以便于退税机关进行审核。企业在录入数据时应按“关联号”、“序号”逐号录入，并将“关联号”列明在原始资料上，便于审核时查找。
    (三)申报数据的预审和疑点调整
    将申报数据生成预申报软盘，到退税机关进行退税申报预审，核对录入数据的正确性和外部电子信息的有无，并产生预审疑点，企业根据预审疑点对申报数据进行调整。
    (四)正式申报资料的装订整理
    在预审无误的基础上，企业可在“出口退税电子申报系统”中打印出各种申报报表并生成正式申报软盘，将原始资料按申报报表上列明的顺序装订成册。此环节要注意打印报表应在生成正式申报软盘之前进行，正式申报软盘只能生成一次。
    (五)出口退税的正式申报
    企业将申报资料、报表、软盘在规定的申报时限内向退税机关正式申报出口退税，并领取主管退税机关已签字、注明接收日期和编号的“出口退税汇总申报表”，退税机关对企业的退税审核承诺由此开始。

三、外贸企业出口货物退税的申报资料
    根据《出口货物退(免)税管理办法》和《出口退税电子化管理办法》中的有关规定，出口企业办理出口退税需提供或附送下列主要原始凭证：
    （一）购进出口货物的增值税专用发票(抵扣联)；
    （二）购进出口货物的“税收(出口货物专用)缴款书”；（应退消费税的）    （三）“出口货物完税分割单”  (从外贸企业将购进货物的)；
    （四）出口货物外销发票和出口货物销售明细帐（仅在需要时）；
    （五）加盖了海关验讫章的“出口货物报关单(出口退税专用联)”；
    （六）外汇管理部门出具的“出口收汇核销单”（自动核销企业除外）或外经贸主管部门出具的“出口货物远期收汇证明”；
    （七）委托其他外贸企业出口的，还应提供由受托方主管出口退税的税务机关签章的“代理出口货物证明”；
（八） 主管退税机关要求附送的其它原始凭证。

四、外贸企业出口货物退税申报报表
根据出口退税管理的要求，外贸企业申报退税时，必须报送下列三种申报表：
   （一）《出口货物退税进货凭证申报明细表》(简称进货申报表)：反映出口货物购进征税情况；
  （二）《出口货物退税申报明细表》  (简称出口申报表)  ：反映出口货物的报关出口、外汇核销等情况；
   （三）《外贸企业出口退税汇总申报表》  (简称汇总表)  ：反映本次申报的资料、报表、税额、商品、单证等综合汇总情况，也是退税机关审核签章的底表。
   
五、申报报表的填列要求
    (一)《出口货物退税进货凭证申报明细表》的填列要求
    1、企业代码：出口企业在海关注册备案的编号，一般为十位，如4601910001(详细说明见第5点)；
    2、 部门代码：若企业需分部核算申报退税，可在此用部门代码来区分各部门，在计算应退税额时可用部门代码来细分各部门的应退税额；其编码规则为两位英文字母或阿拉伯数字，如0 1， 0 2，A 1， SZ，  SH等；若不分部核算，则此栏为空不填；企业应于申报之前向退税机关报送部门代码，报送后不能撤消，但可增加；
    3、 所属期：本次申报退税的所属年月，如2004年10月为200410，年度内退税率的更改识别根据此栏来判断；
    4、申报批次：一般每月只允许申报一次，特殊情况下可多次申报，用此栏加以区别；
    5、 税  种：标识申报表申报的是增值税还是消费税的退税，V代表增值税，C代表消费税；
    6、关联号：用于同一笔出口业务下进货和出口申报数据的关联，即同一笔出口业务的进货和出口数据均填列相同的关联号，编码规则为十位：年(2位)+月(2位)+流水号(6位)，如0401000001；序  号：用于区分同一关联号内申报数据的顺序，编码规则为四位，不足四位，前面补零，如0 0 0 1；
    7、 进货凭证号：购进出口货物取得的进货凭证的号码，应录入增值税专用发票号码，增值税专用发票号码为18位，由10位发票代码（发票左上角号码）和8位发票号码（发票右上角号码 ）构成，如130003114001800716。发票上所列各行应逐行录入对应内容，不可合并录入，亦不可省略，有多行内容的，进货凭证号同为所属发票号码。若取得的专用发票是税务机关代开的或出口货物有应退消费税的，在录入增值税发票号同时，还要录入“税收（出口货物专用）缴款书号”。
“税收(出口货物专用)缴款书”的编码为13位。
第1位     0表示专用税票，  1表示分割单；
第2—3位    缴款书的印刷年份，用两位表示；如： 2001用01，2002用02；
    第4位    本年度中的印刷批次；
    第5—11位    缴款书的7位流水号；
    第12-13位缴款书上开具的项号，第一行用01表示，第二行用02，第三行用03，不能省略。如缴款书上编号为（020012）0123456，该缴款书共3行内容，税收（出口货物专用）缴款书号则应分别录入0+012+0123456+01、02、03；如分割单上编号为（020012）0456789，该分割单共3行内容，税收（出口货物专用）缴款书号则应分别录入1+012+0456789+01、02、03；
    部分特殊进货凭证的编码规则为“2位分类字母+相关编号”，如：退运复出口， TY+编号；分批申报单， FP+编号；普通发票， PT+编号。
    8、商品代码：出口报关单上列明的出口货物海关税则号码，一般为8位和10位，部分代码由税务总局根据不同的征退税率扩展为9位和11位，是核定出口货物退税率的标志；
    9、计量单位：海关规定的出口货物第一计量单位，企业不允许更改，若企业会计核算的计量单位与海关计量单位不一致，需换算成海关计量单位，无法换算的，应由供货企业和所在地税务机关出具计量单位换算证明；
    10、 数  量：购进货物的数量，若计量单位与海关计量单位不一致应换算成海关计量单位的数量，企业申报时应以货物实际出口的数量为准；
    11、计税金额：购进货物的增值税进项金额或消费税计税金额；
    12、征税税率：税法规定的出口货物的增值税征税率或消费税的单位税额(税率)；
    13、征收率：  专用缴款书上列明的征收率，非专用缴款书的按征税税率填报；
    14、实缴税额：专用缴款书上列明的实缴税额；
    15、退税率：按“商品代码”栏得出的出口货物退税率；
    16、可退税额：  “计税金额”ד退税率”；
    17、备  注：用于标识特殊业务，如委托加工的，应输入WT+编号
审核时可做特殊处理。
(二)  《出口货物退税申报明细表》的填列要求
    1、企业代码：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    2、部门代码：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    3、所属期：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    4、申报批次：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    5、税  种：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    6、关联号：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    7、序  号：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    8、出口发票号：出口企业自制的出口货物销售凭证号码，需加盖法定代表人的印章；
    9、报关单号：海关统计的出口报关单编号，一般列明在关单的右上方，编码规则为12位，  9位流水号+0(代表出口)+项号(两位，如0 1、0 2、0 3)；
    10、出口日期：以出口报关单上列明的“出口日期”为准填列，退税率的变更一般以此为标识；
    11、核销单号：外管部门出具的收汇核销单编号，编码规则为9位；
    12、商品代码：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    13、计量单位：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    14、出口数量：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    15、计税金额：实行电子化管理后，此栏数值应由申报系统自动生成“关联号内有效出口数量”ד关联号内加权平均单价”；
    16、退税率：同《出口货物退税进货凭证申报明细表》；
    17、应退税额：由申报系统自动生成，计算依据为“计税金额”ד退税率”；
    18、代理证明号：委托出口时，从受托方取得的《代理出口货物证明》编号，此栏若填列，则“报关单号”栏可为空不填；
    19、远期收汇证明号：外经贸主管部门出具的远期收汇证明编号，此栏若填列，则“核销单号”栏可不填列； 
(三)《出口货物退税汇总申报表》的填列要求
    出口企业应按“汇总表”中的各栏目将“进货申报表”和“出口申报表”的明细数据加总填列，凡是本次申报有发生的栏目均应据实填列，没有发生的栏目可为空不填。 “汇总表”应由出口企业的办税人员、财务负责人和企业负责人签字确认，并加盖出口企业公章后，向退税机关申报退税。